Du planst eine Party, eine Hochzeit, ein Firmenevent oder eine andere Feier, die richtig abgehen soll? Perfekt! Aber bevor du dich in die Details stürzt, lass uns über die größten Stolperfallen sprechen, die selbst erfahrene Eventplaner immer wieder auf die Nase fallen lassen. Denn mal ehrlich: Es gibt nichts Ärgerlicheres, als wenn am großen Tag plötzlich etwas schiefgeht, das du mit ein bisschen Voraussicht hättest vermeiden können.
Wir bei FOLIPPO haben schon hunderte Events begleitet und dabei so ziemlich jeden Fehler gesehen, den man machen kann. Die gute Nachricht: Die meisten davon sind vermeidbar, wenn du weißt, worauf du achten musst. Deshalb zeigen wir dir heute die 5 krassesten Fehler bei der Eventplanung und wie du sie elegant umschiffst, damit dein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis wird, an das sich alle gerne erinnern.
Fehler #1: Die Location nicht vor Ort gecheckt
Der absolute Klassiker unter den Eventplanungs-Fails: Du buchst eine Location aufgrund von schönen Fotos im Internet oder auf Empfehlung, ohne sie vorher persönlich angeschaut zu haben. Am Tag des Events stellst du dann fest, dass die Realität ganz anders aussieht als erwartet und dann ist es zu spät.
Das Problem ist: Fotos lügen. Sie zeigen den besten Winkel, das perfekte Licht und den aufgeräumtesten Moment. Was sie nicht zeigen, sind die niedrigen Decken, die schlechte Akustik, die zu kleinen Toiletten, die fehlenden Steckdosen oder die Baustelle nebenan, die für Dauerlärm sorgt. Selbst wenn die Location grundsätzlich gut ist, gibt es immer Details, die auf Fotos nicht sichtbar sind, aber einen riesigen Unterschied machen können.
Die Lösung ist denkbar einfach: Besichtige jede Location persönlich, bevor du buchst. Nimm dir Zeit, geh durch alle Räume, stell Fragen und achte auf die kleinen Dinge. Wie sind die Lichtverhältnisse zu verschiedenen Tageszeiten? Gibt es genug Platz für alle geplanten Aktivitäten? Wo würdest du die Fotobox aufstellen? Gibt es ausreichend Steckdosen, und sind sie dort, wo du sie brauchst? Wie sieht es mit Parkmöglichkeiten aus? Ist die Location barrierefrei, falls du Gäste mit eingeschränkter Mobilität hast?
Geh die Location am besten zu der Tageszeit an, zu der dein Event stattfinden soll. Eine Location, die tagsüber hell und freundlich wirkt, kann abends mit künstlicher Beleuchtung plötzlich düster und ungemütlich erscheinen. Und umgekehrt: Ein Raum mit riesigen Fenstern ist für Abendveranstaltungen super, aber bei einer Nachmittagsfeier im Hochsommer kann es dort unerträglich heiß werden, wenn keine Klimaanlage vorhanden ist.
Stell dem Locationbetreiber auch alle wichtigen Fragen: Gibt es Einschränkungen bei der Musik-Lautstärke? Bis wann darf gefeiert werden? Wer kümmert sich um die Endreinigung? Gibt es einen Plan B bei schlechtem Wetter, falls ein Teil des Events draußen stattfinden soll? Je mehr du im Vorfeld klärst, desto weniger böse Überraschungen erlebst du später.
Fehler #2: Das Timing unterschätzt – Zeitpuffer? Fehlanzeige!
Du hast einen straffen Zeitplan ausgearbeitet: Empfang um 18 Uhr, Dinner um 19 Uhr, Reden um 20:30 Uhr, Party ab 21 Uhr. Klingt perfekt durchgetaktet, oder? Das Problem: Im echten Leben läuft nie alles nach Plan. Gäste kommen zu spät, das Essen braucht länger als gedacht, Reden ziehen sich, die Technik macht Probleme – und plötzlich ist dein ganzer Zeitplan Makulatur.
Der größte Fehler ist, jeden einzelnen Programmpunkt auf die Minute genau zu planen, ohne Puffer einzubauen. Das erzeugt nur Stress, hetzt die Gäste und am Ende hetzt es dich selbst. Events sind lebendige Veranstaltungen mit echten Menschen – nicht militärische Operationen, die nach Stoppuhr ablaufen müssen. Ein zu straffer Zeitplan lässt keinen Raum für Spontaneität, unerwartete schöne Momente oder einfach dafür, dass die Leute die Atmosphäre genießen können.
Die Lösung: Plane großzügige Zeitpuffer ein. Zwischen jedem Programmpunkt sollten mindestens 15-30 Minuten Luft sein. Das gibt dir Spielraum, wenn etwas länger dauert, und die Gäste können sich entspannt von einem Punkt zum nächsten bewegen, ohne gehetzt zu werden. Wenn du eine Rede einplanst, rechne immer mit mehr Zeit als ursprünglich angekündigt – Redner neigen dazu, länger zu sprechen als geplant, besonders wenn Emotionen im Spiel sind.
Besonders wichtig sind Puffer beim Aufbau. Plane mindestens eine Stunde mehr ein als du denkst, dass du brauchst. Irgendetwas geht immer schief: Ein Kabel fehlt, der Drucker will nicht, die Deko muss umdekoriert werden, die FOLIPPO Fotobox steht erst am falschen Platz und muss umgestellt werden. Wenn du diesen Puffer eingeplant hast, bleibst du entspannt. Wenn alles schneller geht als gedacht, hast du einfach mehr Zeit zum Durchatmen.
Kommuniziere den Zeitplan klar an alle Beteiligten – Dienstleister, Helfer, wichtige Gäste. Aber mach dir selbst klar: Der Zeitplan ist ein Leitfaden, keine Bibel. Wenn ein spontaner, magischer Moment entsteht und der Zeitplan dadurch durcheinandergerät, dann lass es zu. Die besten Erinnerungen entstehen oft in den ungeplanten Momenten.
Fehler #3: Technik ohne Backup und ohne Test
Die Technik ist der Dreh- und Angelpunkt bei fast jedem modernen Event. Egal ob Musik, Beamer für Präsentationen, Mikrofon für Reden oder eben deine FOLIPPO Fotobox – wenn die Technik streikt, steht das Event still. Und der krasseste Fehler ist, sich blind darauf zu verlassen, dass schon alles funktionieren wird, ohne vorher zu testen und ohne einen Plan B in der Tasche zu haben.
Das Problem fängt oft schon bei den Basics an: Du gehst davon aus, dass genug Steckdosen da sind und dass sie dort sind, wo du sie brauchst. Am Event-Tag merkst du dann, dass die einzige Steckdose in der Nähe der Fotobox schon von der Bar belegt ist und dein Verlängerungskabel zu kurz ist. Oder der DJ bringt sein Equipment mit, aber die Sicherung ist nicht dafür ausgelegt und fliegt ständig raus. Oder das WLAN, das laut Location "super schnell" ist, bricht zusammen, sobald 50 Leute gleichzeitig ihre Handys nutzen.
Die Lösung beginnt mit gründlicher Vorbereitung. Teste jedes technische Element vorher – am besten in der Location selbst oder zumindest zu Hause in einer ähnlichen Umgebung. Wenn du eine Präsentation zeigen willst, teste den Beamer, den Laptop, die Verbindung. Wenn Musik laufen soll, check das Soundsystem. Wenn du eine Fotobox mietest, lies die Aufbauanleitung vorher durch und schau dir die Anleitungsvideos an, damit du am Event-Tag nicht erst rätseln musst, wie das Ganze funktioniert.
Bringe immer Backup-Lösungen mit. Verlängerungskabel in verschiedenen Längen, Mehrfachsteckdosen, Adapter, Ersatzbatterien, Klebeband, Kabelbinder – das kostet nicht viel, passt in eine kleine Kiste und kann dich vor dem totalen Desaster bewahren. Wenn du mit einem DJ oder Techniker arbeitest, frag vorher, was er mitbringt und was er von dir braucht. Nichts ist peinlicher, als wenn mitten in der Party die Musik ausfällt, weil eine Sicherung durchbrennt, und niemand weiß, wo der Sicherungskasten ist.
Bei der FOLIPPO Fotobox bist du auf der sicheren Seite: Die Box kommt fix und fertig zu dir, mit Aufbauanleitung und bei Fragen sind wir telefonisch und per E-Mail erreichbar. Trotzdem solltest du sie rechtzeitig aufbauen – nicht erst fünf Minuten bevor die ersten Gäste kommen. So hast du Zeit, alles in Ruhe zu testen und eventuell den Standort noch anzupassen, falls die Lichtverhältnisse doch nicht optimal sind.
Fehler #4: Die Gäste nicht genug einbinden und informieren
Du hast monatelang geplant, jedes Detail durchdacht und weißt ganz genau, wie der Abend ablaufen soll. Deine Gäste wissen davon: nichts. Sie kommen an, stehen rum, wissen nicht, wo sie sitzen sollen, ob es Essen gibt, wann was passiert – und am Ende fühlen sie sich verloren und unwohl. Das ist ein klassischer Fehler, der oft unterschätzt wird: die mangelnde Kommunikation mit den Gästen.
Das Problem ist nicht, dass du keine Informationen hast, sondern dass du vergisst, sie rechtzeitig und klar zu kommunizieren. Dresscode unklar? Die Hälfte der Gäste kommt in Jeans, die andere Hälfte im Anzug, und alle fühlen sich fehl am Platz. Programmablauf nicht kommuniziert? Die Leute verschwinden genau dann auf die Toilette oder zum Rauchen, wenn die wichtige Rede startet. Keine Info zur Fotobox? Die Leute sehen sie zwar stehen, trauen sich aber nicht, sie zu nutzen, weil sie nicht wissen, ob sie wirklich für alle gedacht ist.
Die Lösung ist eine klare, rechtzeitige Kommunikation. Verschicke schon mit der Einladung alle wichtigen Infos: Dresscode, Location mit Anfahrtsbeschreibung und Parkmöglichkeiten, ungefährer Ablauf, Beginn und Ende der Veranstaltung, ob es Essen gibt und wenn ja, welche Art. Wenn du besondere Programmpunkte hast – etwa eine Fotobox, ein Spiel, eine Überraschung – erwähne es ruhig schon vorher. Das schafft Vorfreude und sorgt dafür, dass die Gäste sich darauf einstellen können.
Am Event selbst brauchst du klare Beschilderung und gelegentliche Ansagen. Wo sind die Toiletten? Wo ist die Garderobe? Wo steht die Fotobox? Ein kleines Schild "HIPPESTE Fotos hier – für alle Gäste kostenlos!" an der Fotobox sorgt dafür, dass wirklich jeder weiß, dass er mitmachen darf. Wenn ein Programmpunkt ansteht, gib rechtzeitig Bescheid – nicht erst in dem Moment, wo es losgehen soll, sondern fünf Minuten vorher, damit die Leute sich vorbereiten können.
Besonders wichtig: Sorge dafür, dass sich alle Gäste willkommen fühlen. Ein kurzes Begrüßungswort, ein Gastgeber, der durch den Abend führt, kleine Hinweise zwischendurch – all das trägt dazu bei, dass sich niemand verloren fühlt. Deine Gäste sollen sich entspannen und genießen können, nicht ständig rätseln, was als Nächstes passiert oder ob sie etwas falsch machen.
Fehler #5: Kein Plan B für das Wetter und andere Katastrophen
Dein Event soll teilweise oder komplett draußen stattfinden, und der Wetterbericht sagt: Sonnenschein pur. Also verzichtest du auf ein Regenzelt, auf Heizstrahler, auf einen Plan B. Und dann? Kommt am Event-Tag doch ein Wolkenbruch, oder es wird unerwartet kalt, oder der Wind bläst so stark, dass alle Deko davonfliegt – und du stehst da ohne Lösung. Das ist der letzte große Fehler: keine Notfallpläne zu haben.
Das betrifft nicht nur das Wetter. Was ist, wenn ein wichtiger Dienstleister kurzfristig absagt? Wenn der Caterer krank wird, der DJ im Stau steckt oder die gebuchte Band einen Unfall hat? Was ist, wenn deutlich mehr oder deutlich weniger Gäste kommen als erwartet? Was, wenn die Heizung in der Location ausfällt oder die Klimaanlage den Geist aufgibt? Solche Szenarien klingen vielleicht unwahrscheinlich, aber sie passieren öfter als du denkst.
Die Lösung ist simpel: Hab immer einen Plan B. Wenn dein Event draußen stattfinden soll, brauchst du zwingend eine Indoor-Alternative oder zumindest ein Zelt, das kurzfristig aufgebaut werden kann. Auch wenn der Wetterbericht noch so gut aussieht – das Wetter ist unberechenbar, und ein unerwarteter Regenschauer kann dein komplettes Event ruinieren, wenn du nicht vorbereitet bist. Das Gleiche gilt für extreme Hitze oder Kälte: Plane Heizstrahler oder Ventilatoren ein, auch wenn du hoffst, dass du sie nicht brauchst.
Bei wichtigen Dienstleistern solltest du immer Kontaktdaten von Alternativen in der Hinterhand haben. Das heißt nicht, dass du doppelt buchst, aber du solltest wissen, wen du im Notfall anrufen kannst. Viele professionelle Dienstleister haben auch Vertretungen oder Kooperationspartner, die einspringen können – frag danach. Bei FOLIPPO zum Beispiel kannst du dich darauf verlassen, dass wir bei technischen Problemen schnell erreichbar sind und dir helfen, auch wenn mal etwas nicht auf Anhieb klappt.
Leg dir für alle wichtigen Eventbestandteile einen Notfallplan zurecht. Was machst du, wenn das Essen zu spät kommt? Dann brauchst du vielleicht ein paar Snacks als Überbrückung. Was, wenn die Technik streikt? Dann sollte jemand wissen, wo der Sicherungskasten ist und wie man das Problem beheben kann. Was, wenn deutlich mehr Gäste kommen als gedacht? Dann brauchst du flexible Sitzgelegenheiten oder zumindest einen Plan, wie du spontan mehr Platz schaffst.
Der Notfallplan kann so einfach sein. Oft reicht es, sich die wichtigsten "Was wäre wenn"-Szenarien durchzuspielen und zu überlegen, wie du reagieren würdest. Allein die Tatsache, dass du darüber nachgedacht hast, hilft dir, im Ernstfall ruhig zu bleiben und schnell eine Lösung zu finden.
Fazit: Fehler vermeiden, entspannt feiern
Eventplanung ist eine Kunst, aber keine Raketenwissenschaft. Die meisten Fehler lassen sich mit gesundem Menschenverstand, ein bisschen Vorbereitung und der richtigen Einstellung vermeiden. Check deine Location vor Ort, plane großzügige Zeitpuffer ein, teste die Technik vorher, informiere deine Gäste klar und deutlich, und hab immer einen Plan B in der Tasche. Mit diesen fünf Grundregeln bist du bestens gerüstet für ein HIPPOstarkes Event, das allen in Erinnerung bleibt und zwar aus den richtigen Gründen.
Und wenn du eine Fotobox von FOLIPPO dabei hast, hast du schon mal einen Programmpunkt weniger, um den du dir Sorgen machen musst. Denn die Box kommt fix und fertig zu dir, ist kinderleicht aufzubauen, und bei Fragen sind wir da. So bleibt dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge: dein Event genießen und unvergessliche Momente mit deinen Gästen schaffen.